Положение за отчетността и документооборота на Църква Единение

Глава I. Общи положения

Статия 1. Целите и задачите

1.1. Настоящето Положение определя реда на воденето на документооборота и отчетността в Църква Единение.

1.2. Документооборотът и отчетността се строят на принципите:

• честност и прозрачност;
• отговорност за достоверността на информацията;
• достъпност на информацията за членовете на общината;
• системност и подреденост;
• съблюдаване на бариерата на Данбар (около 150 души) за ефективното управление.

1.3. Настоящето Положение се основава на Канона (Глава 8. За Обществото) и Завета (Глава 11. За материалните ресурси).

Глава II. Видовете документи

Статия 2. Класификацията на документите

2.1. Документите на Църква Единение се подразделят на:

• организационно-правни;
• кадрови;
• финансови;
• протоколни;
• информационно-справочни;
• архивни.

2.2. Всеки вид документ има свои правила за оформление, съхранение и ползване.

Статия 3. Организационно-правните документи

3.1. Организационно-правните документи определят структурата, целите и правилата на дейността на Църквата:

• Устав на църквата;
• Положения за структурните подразделения;
• Регламенти;
• Инструкции;
• Други документи, регулиращи дейността на Църквата.

3.2. Организационно-правните документи се утвърждават от ядрото на общината или от Съвета на Представителите.

3.3. Изменения в организационно-правните документи внася ядрото на общината с мнозинство в две трети от гласовете.

Статия 4. Кадровите документи

4.1. Кадровите документи регулират отношенията с членовете на общината и наемните работници:

• реестър на членовете на общината;
• реестър на служителите;
• трудови договори;
• споразумения със служителите;
• заповеди за назначаване и отзив;
• други кадрови документи.

4.2. Кадровите документи води Пишещият.

4.3. Кадровите документи се съхраниват през установения срок.

Статия 5. Финансовите документи

5.1. Финансовите документи отразяват движението на паричните средства и имуществото:

• отчетни записи за доходите и разходите;
• финансова отчетност;
• бюджет;
• реестър на имуществото;
• други финансови документи.

5.2. Финансовите документи води Пишещият.

5.3. Финансовите документи се съхраниват не по-малко от 5 години.

Статия 6. Протоколните документи

6.1. Протоколните документи фиксират решенията и обсъжданията:

• протоколи на събранията на общината;
• протоколи на заседанията на ядрото на общината;
• протоколи на заседанията на Съвета на Представителите;
• други протоколни документи.

6.2. Протоколите на събранията води Пишещият; ако Пишещият сам провежда събранието, протоколът води назначен от общината член на ядрото.

6.3. Протоколите трябва да съдържат:

• датата и мястото на провеждане;
• списък на участниците;
• дневния ред;
• краткото съдържание на обсъжданията;
• приетите решения;
• резултатите от гласуването.

6.4. Протоколите се утвърждават от ядрото на общината.

Статия 7. Информационно-справочните документи

7.1. Информационно-справочните документи съдържат информация за дейността на Църквата:

• отчети за дейността;
• информационни писма;
• обявления;
• други информационно-справочни документи.

7.2. Информационно-справочните документи могат да бъдат:

• вътрешни (за членовете на общината);
• външни (за широката публика).

7.3. Информационно-справочните документи трябва да са ясни, разбираеми и достоверни.

Глава III. Редът на документооборота

Статия 8. Създаване на документи

8.1. Документите се създават по мярка на нуждата за изпълнение на задачите на Църквата.

8.2. Документът трябва да съдържа:

• наименованието на документа;
• датата на създаване;
• автора на документа;
• съдържанието на документа;
• подпис (ако се изисква).

8.3. Документите се създават на руски език или на езика, приет в общината.

Статия 9. Съгласуване на документи

9.1. Документите, изискващи съгласуване, трябва да бъдат:

• разгледани от отговорните лица;
• обсъдени на събрание (ако се изисква);
• утвърдени от ядрото на общината.

9.2. Редът на съгласуване се определя от вида на документа.

9.3. Съгласуваните документи се подписват от отговорните лица.

Статия 10. Регистрация на документи

10.1. Всички документи на Църквата подлежат на регистрация.

10.2. Регистрацията включва:

• присвояване на регистрационен номер;
• запис в дневника на регистрацията;
• посочване на датата на регистрацията;
• посочване на автора на документа.

10.3. Регистрацията води Пишещият.

10.4. Дневниците на регистрацията се съхраниват през установения срок.

Статия 11. Съхранение на документи

11.1. Документите се съхраниват в хартиен и електронен вид.

11.2. Хартиените документи се съхраниват в безопасно място, защитено от повреждане и несанкциониран достъп.

11.3. Електронните документи се съхраниват на защитени носители с резервно копиране.

11.4. Срокове на съхранение на документите:

• организационно-правни — постоянно;
• кадрови — 50 години;
• финансови — 5 години;
• протоколни — постоянно;
• информационно-справочни — 3 години.

11.5. По изтичането на срока на съхранение документите се унищожават със съблюдаване на изискванията за конфиденциалност.

Глава IV. Отчетността

Статия 12. Видовете отчетност

12.1. Отчетността на Църквата се подразделят на:

• вътрешна (за членовете на общината);
• външна (за държавните органи и широката публика).

12.2. Вътрешната отчетност включва:

• финансовата отчетност;
• отчета за дейността;
• отчета за изпълнението на решенията;
• други отчети, изисквани от ядрото на общината.

12.3. Външната отчетност включва:

• отчети към държавните органи (ако изисква законодателството);
• публични отчети за дейността;
• други отчети, изисквани от външни страни.

Статия 13. Финансовата отчетност

13.1. Финансовата отчетност включва:

• отчета за доходите и разходите;
• отчета за движението на паричните средства;
• баланса на активите и задълженията;
• обяснителната записка по съществените операции.

13.2. Финансовата отчетност се предоставя:

• на ядрото на общината — ежемесечно;
• на Съвета на Представителите — тримесечно;
• на държавните органи — по изискване на законодателството.

13.3. Финансовата отчетност трябва да е разбираема и достъпна за всички членове на ядрото на общината.

Статия 14. Отчетът за дейността

14.1. Отчетът за дейността включва:

• описание на изпълнените мероприятия;
• статистика по участниците;
• достигнатите резултати;
• плановете за следващия период.

14.2. Отчетът за дейността се предоставя:

• на ядрото на общината — ежемесечно;
• на Съвета на Представителите — тримесечно;
• на широката публика — ежегодно.

14.3. Отчетът за дейността трябва да е честен и прозрачен.

Статия 15. Прозрачността на отчетността

15.1. Вътрешната отчетност е достъпна за запознаване на всички членове на ядрото на общината.

15.2. Всеки член на ядрото на общината има право да зададе въпроси по отчетността.

15.3. Външната отчетност се публикува на официалния сайт на Църквата (ако има) или по друг достъпен способ.

15.4. Отчетността не трябва да съдържа конфиденциална информация за членовете на общината без тяхното съгласие.

Глава V. Контролът и отговорността

Статия 16. Контролът за документооборота

16.1. Контроля за документооборота осъществява Пишещият.

16.2. Ядрото на общината назначава ревизионна комисия за проверка на документооборота.

16.3. Ревизионната комисия провежда проверка не по-рядко от веднъж годишно.

16.4. Резултатите от проверката се предоставят на ядрото на общината.

Статия 17. Отговорността за нарушение на Положението

17.1. Нарушението на положениями на настоящето Положение води отговорност съгласно Дисциплинарния кодекс.

17.2. Нарушения на документооборота включват:

• несвоевременно създаване или регистрация на документи;
• фалшификация на документи;
• загуба на документи;
• нарушение на правилата за съхранение на документите;
• нарушение на сроковете за предоставяне на отчетността.

17.3. Тежестта на санкциите зависи от мащаба на нарушението и неговите последствия.

Глава V-а. Реестърът на думата

Какво е това

Реестърът на думата — публичен отчет на обещанията на членовете на общината и хроника на думата на общината: всяко главное слово има запис. Приемането на Завета, съюзът (бракосъчетанието), паузата, преобразуването и слагането на съюза (разводът), изходът от общината, възстановяването — всички те живеят по една граматика: думата се взема на глас пред кръга, живее в Реестъра, завършва на глас пред кръга. Записът по чиновете се води в обема на главата обреди; общите правила — тук. Основанието — десетата заповед: «Дръж думата». Думата, дадена на хора или на себе си, получава запис и итог.

Как работи

1. Обещанието се записва в реестъра: кой, какво, към какъв срок. Формата е проста: един ред.
2. Обещалият закрива записа сам: бележка «направено» и едно предложение — как точно.
3. Неизпълненото към срока не изчезва мълчаливо: обещалият или пренася срока с обяснение, или закрива записа с признание «не сдържах». Записът остава: реестърът не е съд, реестърът — памет.

Принципи

• Записът на чиновните думи — задължителен по чин: Заветът, съюзът, паузата, изходът, възстановяването живеят по граматиката «на глас — Реестър — на глас» (записът се води в обема на главата обреди). Други обещания се записват доброволно: думата, дадена при общината, е прието да се записва — общината е чула.
• Реестърът е публичен за общината. Тайни записи няма: тайната дума — не е дума.
• Реестърът не се ползва за укор: по записите не срамят. «Ние не срамим. Ние лекуваме».
• Никой не е задължен да обяснява защо не е записал някоя своя дума: реестърът — инструмент на честността, а не капан.

Защо това работи

Човекът, който знае, че неговата дума ще стане запис, дава дума по-рядко а я държи — по-често. Общината, която вижда изпълненото, доверява по-силно от всякакви декларации. Записът на думата говори за общината повече, отколкото всяка дума за нея.

Глава V-б. Годишният отчет

Какво е това

Веднъж годишно общината публикува открит отчет: какво е направено, на кого е помогнала, какво не е успяло. Годишният отчет — не е счетоводен документ, а обещание за прозрачност, изпълнено с дело.

Съставът на отчета

1. Дела. Какво е направила общината за годината: помощ, знания, съзидание — в прости числа и думи.
2. Рани. Какво не се получи, кого не успяхме да помогнем, кой е излязъл обиден. Незарасналото се назовава незараснало — по същата мярка на честността, както на проводите.
3. Пари. Колко е събрано, за какво е похарчено, от кого е решено. Всяка сума — проверяема.
4. Реестърът на думата на общината. Колко думи записани, колко изпълнени, колко признати за несдържани.
5. Планът на годината. Какво общината възнамерява да направи в следващата година.

Принципи

• Отчетът подписват онези, които отговарят за делата: имена, не «администрация».
• Отчетът е отворен за всички, не само за членовете: той лежи в открит достъп.
• Отчетът не съдържа чужди тайни: личните истории влизат само със съгласие на разказвача.
• Отчетът не украсява: «изцеляхме по-малко, отколкото искахме» — нормален ред на отчета.

Глава V-в. Личните дневници

Личните записи за практика (дневниците на мислите и постъпките) — собственост на пишещия. Общината не събира, не съхранива и не изисква дневници: надзорът е забранен като претенция на всеведението.

Записите се разкриват само по желание на пишещия: да покажеш откъс на трапезата, да прочетеш на Вечера на единението, да отдадеш на Говорещия за думата за живота — всичко това са решения на автора и всяко от тях може да се отмени.

Молбата да покажеш дневник не дава на никого право на натиск: «не» се приема без обяснения.

Глава VI. Заключителни положения

Статия 18. Редът на изменението на Положението

18.1. Изменения в настоящето Положение внася ядрото на общината с мнозинство в две трети от гласовете.

18.2. Предложения за изменения могат да внасят всички членове на ядрото на общината.

18.3. Измененията не трябва да противоречат на Канона и Завета.

Статия 19. Влизане в сила

19.1. Настоящето Положение влиза в сила от момента на неговото утвърждаване от ядрото на общината.

19.2. Всички предходни документи, регулиращи документооборота и отчетността в Църквата, губят сила.

Заключение

Настоящето Положение за отчетността и документооборота на Църква Единение се основава на принципите на честността, прозрачността и отговорността. То осигурява систематичното водене на документацията и отчетността, което способства за ефективното управление и изпълнението на мисията на Църквата — пътят към Единото чрез съзидание и служене.