Положение об отчётности и документообороте Церкви Единения

Глава I. Общие положения

Статья 1. Цели и задачи

1.1. Настоящее Положение определяет порядок ведения документооборота и отчётности в Церкви Единения.

1.2. Документооборот и отчётность строятся на принципах:

• честности и прозрачности;
• ответственности за достоверность информации;
• доступности информации для членов общины;
• системности и упорядоченности;
• соблюдения барьера Данбара (около 150 человек) для эффективного управления.

1.3. Настоящее Положение основано на Каноне (Глава 8. Об Обществе) и Завете (Глава 11. О материальных ресурсах).

Глава II. Виды документов

Статья 2. Классификация документов

2.1. Документы Церкви Единения подразделяются на:

• организационно-правовые;
• кадровые;
• финансовые;
• протокольные;
• информационно-справочные;
• архивные.

2.2. Каждый вид документа имеет свои правила оформления, хранения и использования.

Статья 3. Организационно-правовые документы

3.1. Организационно-правовые документы определяют структуру, цели и правила деятельности Церкви:

• Устав церкви;
• Положения о структурных подразделениях;
• Регламенты;
• Инструкции;
• Иные документы, регулирующие деятельность Церкви.

3.2. Организационно-правовые документы утверждаются ядром общины или Советом Представителей.

3.3. Изменения в организационно-правовые документы вносятся ядром общины большинством в две трети голосов.

Статья 4. Кадровые документы

4.1. Кадровые документы регулируют отношения с членами общины и наёмными работниками:

• реестр членов общины;
• реестр служителей;
• трудовые договоры;
• соглашения со служителями;
• приказы о назначении и отзыве;
• иные кадровые документы.

4.2. Кадровые документы ведёт Пишущий.

4.3. Кадровые документы хранятся в течение установленного срока.

Статья 5. Финансовые документы

5.1. Финансовые документы отражают движение денежных средств и имущества:

• учётные записи доходов и расходов;
• финансовая отчётность;
• бюджет;
• реестр имущества;
• иные финансовые документы.

5.2. Финансовые документы ведёт Пишущий.

5.3. Финансовые документы хранятся не менее 5 лет.

Статья 6. Протокольные документы

6.1. Протокольные документы фиксируют решения и обсуждения:

• протоколы собраний общины;
• протоколы заседаний ядра общины;
• протоколы заседаний Совета Представителей;
• иные протокольные документы.

6.2. Протоколы собраний ведёт Пишущий; если Пишущий сам проводит собрание, протокол ведёт назначенный общиной член ядра.

6.3. Протоколы должны содержать:

• дату и место проведения;
• список участников;
• повестку дня;
• краткое содержание обсуждений;
• принятые решения;
• результаты голосования.

6.4. Протоколы утверждаются ядром общины.

Статья 7. Информационно-справочные документы

7.1. Информационно-справочные документы содержат информацию о деятельности Церкви:

• отчёты о деятельности;
• информационные письма;
• объявления;
• иные информационно-справочные документы.

7.2. Информационно-справочные документы могут быть:

• внутренними (для членов общины);
• внешними (для широкой публики).

7.3. Информационно-справочные документы должны быть чёткими, понятными и достоверными.

Глава III. Порядок документооборота

Статья 8. Создание документов

8.1. Документы создаются по мере необходимости для выполнения задач Церкви.

8.2. Документ должен содержать:

• наименование документа;
• дату создания;
• автора документа;
• содержание документа;
• подпись (если требуется).

8.3. Документы создаются на русском языке или на языке, принятом в общине.

Статья 9. Согласование документов

9.1. Документы, требующие согласования, должны быть:

• рассмотрены ответственными лицами;
• обсуждены на собрании (если требуется);
• утверждены ядром общины.

9.2. Порядок согласования определяется видом документа.

9.3. Согласованные документы подписываются ответственными лицами.

Статья 10. Регистрация документов

10.1. Все документы Церкви подлежат регистрации.

10.2. Регистрация включает:

• присвоение регистрационного номера;
• запись в журнал регистрации;
• указание даты регистрации;
• указание автора документа.

10.3. Регистрацию ведёт Пишущий.

10.4. Журналы регистрации хранятся в течение установленного срока.

Статья 11. Хранение документов

11.1. Документы хранятся в бумажном и электронном виде.

11.2. Бумажные документы хранятся в безопасном месте, защищённом от повреждения и несанкционированного доступа.

11.3. Электронные документы хранятся на защищённых носителях с резервным копированием.

11.4. Сроки хранения документов:

• организационно-правовые — постоянно;
• кадровые — 50 лет;
• финансовые — 5 лет;
• протокольные — постоянно;
• информационно-справочные — 3 года.

11.5. По истечении срока хранения документы уничтожаются с соблюдением требований конфиденциальности.

Глава IV. Отчётность

Статья 12. Виды отчётности

12.1. Отчётность Церкви подразделяется на:

• внутреннюю (для членов общины);
• внешнюю (для государственных органов и широкой публики).

12.2. Внутренняя отчётность включает:

• финансовую отчётность;
• отчёт о деятельности;
• отчёт о выполнении решений;
• иные отчёты, требуемые ядром общины.

12.3. Внешняя отчётность включает:

• отчёты государственным органам (если требуется законодательством);
• публичный рассказ о деятельности (дела и числа, без финансов);
• иные отчёты, требуемые внешними сторонами.

Статья 13. Финансовая отчётность

13.1. Финансовая отчётность включает:

• отчёт о доходах и расходах;
• отчёт о движении денежных средств;
• баланс активов и обязательств;
• объяснительную записку по существенным операциям.

13.2. Финансовая отчётность предоставляется:

• ядру общины — ежемесячно;
• Совету Представителей — ежеквартально;
• государственным органам — по требованию законодательства.

13.3. Финансовая отчётность должна быть понятной и доступной для всех членов ядра общины.

Статья 14. Отчёт о деятельности

14.1. Отчёт о деятельности включает:

• описание выполненных мероприятий;
• статистику по участникам;
• достигнутые результаты;
• планы на следующий период.

14.2. Отчёт о деятельности предоставляется:

• ядру общины — ежемесячно;
• Совету Представителей — ежеквартально;
• широкой публике — ежегодно.

14.3. Отчёт о деятельности должен быть честным и прозрачным.

Статья 15. Прозрачность отчётности

15.1. Внутренняя отчётность доступна для ознакомления всем членам ядра общины.

15.2. Любой член ядра общины имеет право задать вопросы по отчётности.

15.3. Финансовая отчётность — внутренний документ общины: она открыта ядру и предоставляется государственным органам по требованию законодательства. Публичной финансовой отчётности нет: деньги общины — дело общины и налоговой, не витрина.

15.4. Отчётность не должна содержать конфиденциальной информации о членах общины без их согласия.

Глава V. Контроль и ответственность

Статья 16. Контроль за документооборотом

16.1. Контроль за документооборотом осуществляет Пишущий.

16.2. Ядро общины назначает ревизионную комиссию для проверки документооборота.

16.3. Ревизионная комиссия проводит проверку не реже одного раза в год.

16.4. Результаты проверки предоставляются ядру общины.

Статья 17. Ответственность за нарушение Положения

17.1. Нарушение положений настоящего Положения влечёт ответственность согласно Дисциплинарному кодексу.

17.2. Нарушения документооборота включают:

• несвоевременное создание или регистрацию документов;
• фальсификацию документов;
• утрату документов;
• нарушение правил хранения документов;
• нарушение сроков предоставления отчётности.

17.3. Тяжесть санкций зависит от масштаба нарушения и его последствий.

Глава V-а. Реестр слова

Что это

Реестр слова — публичный учёт обещаний членов общины и хроника слова общины: каждое главное слово имеет запись. Принятие Завета, союз (бракосочетание), пауза, преобразование и сложение союза (развод), выход из общины, восстановление — все они живут по одной грамматике: слово берётся вслух перед кругом, живёт в Реестре, кончается вслух перед кругом. Запись по чиновам ведётся в объёме главы обрядов; общие правила — здесь. Основание — заповедь десятая: «Держи слово». Слово, данное людям или себе, получает запись и итог.

Как работает

1. Обещание записывается в реестр: кто, что, к какому сроку. Форма простая: одна строка.
2. Обещавший закрывает запись сам: пометка «сделано» и одно предложение — как именно.
3. Невыполненное к сроку не исчезает молча: обещавший либо переносит срок с объяснением, либо закрывает запись признанием «не сдержал». Запись остаётся: реестр не суд, реестр — память.

Принципы

• Запись чиновных слов — обязательна по чину: Завет, союз, пауза, выход, восстановление живут по грамматике «вслух — Реестр — вслух» (запись ведётся в объёме главы обрядов). Прочие обещания записываются добровольно: слово, данное при общине, принято записывать — община слышала.
• Реестр публичен для общины. Тайных записей нет: тайное слово — не слово.
• Реестр не используется для укора: по записям не стыдят. «Мы не стыдим. Мы лечим».
• Никто не обязан объяснять, почему не записал какое-то своё слово: реестр — инструмент честности, а не ловушка.

Почему это работает

Человек, который знает, что его слово станет записью, даёт слово реже, а держит — чаще. Община, которая видит исполненное, доверяет сильнее любых деклараций. Запись слова говорит об общине больше, чем любое слово о ней.

Глава V-б. Годовой отчёт

Что это

Раз в год община собирает отчёт: что сделано, кому помогли, что не успело. Годовой отчёт — не бухгалтерский документ, а память общины: дела, раны, слова, план.

Состав отчёта

1. Дела. Что община сделала за год: помощь, знания, созидание — в простых числах и словах.
2. Раны. Что не получилось, кого не успели помочь, кто ушёл обиженным. Незаживлённое называется незаживлённым — по той же мере честности, что и на проводах.
3. Слова. Сколько слов записано, сколько исполнено, сколько признано несдержанными.
4. План года. Что община намерена сделать в следующем году.

Принципы

• Отчёт подписывают те, кто отвечает за дела: имена, не «администрация».
• Отчёт открыт ядру общины целиком; свод дел и слов открывается всем членам общины.
• Финансовая часть — внутренний документ: открыта ядру и налоговой по закону; в публичной части отчёта денег нет.
• Отчёт не содержит чужих тайн: личные истории входят только с согласия рассказчика.
• Отчёт не приукрашивает: «заживили меньше, чем хотели» — нормальная строка отчёта.

Глава V-в. Личные дневники

Личные записи о практике (дневники мыслей и поступков) — собственность пишущего. Община не собирает, не хранит и не требует дневники: надзор запрещён как притязание на всеведение.

Записи раскрываются только по желанию пишущего: показать отрывок столу, зачитать на Вечере единения, отдать Говорящему для слова о жизни — всё это решения автора, и любое из них можно отменить.

Просьба показать дневник не даёт никому права на давление: «нет» принимается без объяснений.

Глава VI. Заключительные положения

Статья 18. Порядок изменения Положения

18.1. Изменения в настоящее Положение вносятся ядром общины большинством в две трети голосов.

18.2. Предложения об изменениях могут вносить любые члены ядра общины.

18.3. Изменения не должны противоречить Канону и Завету.

Статья 19. Вступление в силу

19.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения ядром общины.

19.2. Все предыдущие документы, регулирующие документооборот и отчётность в Церкви, утрачивают силу.

Заключение

Настоящее Положение об отчётности и документообороте Церкви Единения основано на принципах честности, прозрачности и ответственности. Оно обеспечивает систематическое ведение документации и отчётности, что способствует эффективному управлению и выполнению миссии Церкви — пути к Единому через созидание и служение.