Berichtswesen und Dokumente

Ordnung über die Berichterstattung und den Dokumentenfluss der Kirche der Einheit

Kapitel I. Allgemeine Bestimmungen

Artikel 1. Ziele und Aufgaben

1.1. Die vorliegende Ordnung bestimmt die Ordnung des Dokumentenflusses und der Berichterstattung in der Kirche der Einheit.

1.2. Der Dokumentenfluss und die Berichterstattung bauen auf den Prinzipien auf:

der Ehrlichkeit und Transparenz;
der Verantwortung für die Zuverlässigkeit der Information;
der Zugänglichkeit der Information für die Mitglieder der Gemeinschaft;
der Systematik und Ordnung;
der Einhaltung der Dunbar-Schranke (etwa 150 Menschen) für eine wirksame Verwaltung.

1.3. Die vorliegende Ordnung beruht auf dem Kanon (Kapitel 8. Von der Gesellschaft) und dem Bund (Kapitel 11. Über die materiellen Mittel).

Kapitel II. Die Arten der Dokumente

Artikel 2. Die Klassifikation der Dokumente

2.1. Die Dokumente der Kirche der Einheit gliedern sich in:

organisatorisch-rechtliche;
Personal-;
finanzielle;
Protokoll-;
Informations- und Referenz-;
Archivdokumente.

2.2. Jede Art von Dokument hat ihre Regeln der Erstellung, Aufbewahrung und Verwendung.

Artikel 3. Die organisatorisch-rechtlichen Dokumente

3.1. Die organisatorisch-rechtlichen Dokumente bestimmen die Struktur, die Ziele und die Regeln der Tätigkeit der Kirche:

die Satzung der Kirche;
die Ordnungen über die Struktureinheiten;
die Ordnungen;
die Anweisungen;
andere Dokumente, die die Tätigkeit der Kirche regeln.

3.2. Die organisatorisch-rechtlichen Dokumente werden vom Kern der Gemeinschaft oder vom Rat der Vertreter genehmigt.

3.3. Änderungen der organisatorisch-rechtlichen Dokumente werden vom Kern der Gemeinschaft mit einer Mehrheit von zwei Dritteln der Stimmen vorgenommen.

Artikel 4. Die Personaldokumente

4.1. Die Personaldokumente regeln die Beziehungen mit den Mitgliedern der Gemeinschaft und den angestellten Arbeitskräften:

das Register der Mitglieder der Gemeinschaft;
das Register der Diener;
die Arbeitsverträge;
die Vereinbarungen mit den Dienern;
die Anordnungen über Bestellung und Abberufung;
andere Personaldokumente.

4.2. Die Personaldokumente führt der Schreiber.

4.3. Die Personaldokumente werden während der festgesetzten Frist aufbewahrt.

Artikel 5. Die Finanzdokumente

5.1. Die Finanzdokumente spiegeln die Bewegung der Geldmittel und des Eigentums wider:

die Erfassungseinträge der Einnahmen und Ausgaben;
die Finanzberichterstattung;
das Budget;
das Eigentumsregister;
andere Finanzdokumente.

5.2. Die Finanzdokumente führt der Schreiber.

5.3. Die Finanzdokumente werden mindestens 5 Jahre aufbewahrt.

Artikel 6. Die Protokolldokumente

6.1. Die Protokolldokumente halten die Beschlüsse und Diskussionen fest:

die Protokolle der Versammlungen der Gemeinschaft;
die Protokolle der Sitzungen des Kerns der Gemeinschaft;
die Protokolle der Sitzungen des Rates der Vertreter;
andere Protokolldokumente.

6.2. Die Protokolle der Versammlungen führt der Schreiber; wenn der Schreiber selbst die Versammlung durchführt, führt das Protokoll ein von der Gemeinschaft bestimmtes Kernmitglied.

6.3. Die Protokolle müssen enthalten:

das Datum und den Ort der Durchführung;
die Liste der Teilnehmer;
die Tagesordnung;
den kurzen Inhalt der Diskussionen;
die gefassten Beschlüsse;
die Ergebnisse der Abstimmung.

6.4. Die Protokolle werden vom Kern der Gemeinschaft genehmigt.

Artikel 7. Die Informations- und Referenzdokumente

7.1. Die Informations- und Referenzdokumente enthalten die Information über die Tätigkeit der Kirche:

die Berichte über die Tätigkeit;
die Informationsbriefe;
die Bekanntmachungen;
andere Informations- und Referenzdokumente.

7.2. Die Informations- und Referenzdokumente können sein:

innere (für die Mitglieder der Gemeinschaft);
äußere (für die breite Öffentlichkeit).

7.3. Die Informations- und Referenzdokumente müssen klar, verständlich und zuverlässig sein.

Kapitel III. Die Ordnung des Dokumentenflusses

Artikel 8. Die Erstellung der Dokumente

8.1. Die Dokumente werden nach Bedarf zur Ausführung der Aufgaben der Kirche erstellt.

8.2. Das Dokument muss enthalten:

die Bezeichnung des Dokuments;
das Erstellungsdatum;
den Autor des Dokuments;
den Inhalt des Dokuments;
die Unterschrift (wenn erforderlich).

8.3. Die Dokumente werden in russischer Sprache oder in der in der Gemeinschaft angenommenen Sprache erstellt.

Artikel 9. Die Abstimmung der Dokumente

9.1. Dokumente, die einer Abstimmung bedürfen, müssen:

von den verantwortlichen Personen geprüft werden;
auf der Versammlung diskutiert werden (wenn erforderlich);
vom Kern der Gemeinschaft genehmigt werden.

9.2. Die Ordnung der Abstimmung wird durch die Art des Dokuments bestimmt.

9.3. Die abgestimmten Dokumente werden von den verantwortlichen Personen unterzeichnet.

Artikel 10. Die Registrierung der Dokumente

10.1. Alle Dokumente der Kirche unterliegen der Registrierung.

10.2. Die Registrierung umfasst:

die Zuweisung der Registriernummer;
den Eintrag ins Registrierungsjournal;
die Angabe des Registrierungsdatums;
die Angabe des Autors des Dokuments.

10.3. Die Registrierung führt der Schreiber.

10.4. Die Registrierungsjournale werden während der festgesetzten Frist aufbewahrt.

Artikel 11. Die Aufbewahrung der Dokumente

11.1. Die Dokumente werden in papierner und elektronischer Form aufbewahrt.

11.2. Die papierenen Dokumente werden an einem sicheren Ort aufbewahrt, geschützt vor Beschädigung und unbefugtem Zugang.

11.3. Die elektronischen Dokumente werden auf geschützten Datenträgern mit Sicherungskopie aufbewahrt.

11.4. Die Aufbewahrungsfristen der Dokumente:

organisatorisch-rechtliche — dauerhaft;
Personal- — 50 Jahre;
finanzielle — 5 Jahre;
Protokoll- — dauerhaft;
Informations- und Referenz- — 3 Jahre.

11.5. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Dokumente unter Einhaltung der Vertraulichkeitsanforderungen vernichtet.

Kapitel IV. Die Berichterstattung

Artikel 12. Die Arten der Berichterstattung

12.1. Die Berichterstattung der Kirche gliedert sich in:

innere (für die Mitglieder der Gemeinschaft);
äußere (für die staatlichen Organe und die breite Öffentlichkeit).

12.2. Die innere Berichterstattung umfasst:

die Finanzberichterstattung;
den Bericht über die Tätigkeit;
den Bericht über die Ausführung der Beschlüsse;
andere Berichte, die vom Kern der Gemeinschaft gefordert werden.

12.3. Die äußere Berichterstattung umfasst:

die Berichte an die staatlichen Organe (wenn die Gesetzgebung es fordert);
die öffentlichen Berichte über die Tätigkeit;
andere Berichte, die von äußeren Seiten gefordert werden.

Artikel 13. Die Finanzberichterstattung

13.1. Die Finanzberichterstattung umfasst:

den Bericht über die Einnahmen und Ausgaben;
den Bericht über die Bewegung der Geldmittel;
die Bilanz der Aktiva und Verbindlichkeiten;
die erläuternde Notiz zu wesentlichen Operationen.

13.2. Die Finanzberichterstattung wird vorgelegt:

dem Kern der Gemeinschaft — monatlich;
dem Rat der Vertreter — vierteljährlich;
den staatlichen Organen — gemäß der Forderung der Gesetzgebung.

13.3. Die Finanzberichterstattung muss verständlich und allen Mitgliedern des Kerns der Gemeinschaft zugänglich sein.

Artikel 14. Der Bericht über die Tätigkeit

14.1. Der Bericht über die Tätigkeit umfasst:

die Beschreibung der durchgeführten Veranstaltungen;
die Statistik über die Teilnehmer;
die erreichten Ergebnisse;
die Pläne für die nächste Periode.

14.2. Der Bericht über die Tätigkeit wird vorgelegt:

dem Kern der Gemeinschaft — monatlich;
dem Rat der Vertreter — vierteljährlich;
der breiten Öffentlichkeit — jährlich.

14.3. Der Bericht über die Tätigkeit muss ehrlich und transparent sein.

Artikel 15. Die Transparenz der Berichterstattung

15.1. Die innere Berichterstattung ist allen Mitgliedern des Kerns der Gemeinschaft zur Einsicht zugänglich.

15.2. Jedes Mitglied des Kerns der Gemeinschaft hat das Recht, Fragen zur Berichterstattung zu stellen.

15.3. Die äußere Berichterstattung wird auf der offiziellen Website der Kirche (wenn es sie gibt) oder auf andere zugängliche Weise veröffentlicht.

15.4. Die Berichterstattung darf keine vertrauliche Information über die Mitglieder der Gemeinschaft ohne deren Zustimmung enthalten.

Kapitel V. Kontrolle und Verantwortung

Artikel 16. Die Kontrolle des Dokumentenflusses

16.1. Die Kontrolle des Dokumentenflusses übt der Schreiber aus.

16.2. Der Kern der Gemeinschaft bestimmt eine Revisionskommission zur Prüfung des Dokumentenflusses.

16.3. Die Revisionskommission führt die Prüfung mindestens einmal im Jahr durch.

16.4. Die Ergebnisse der Prüfung werden dem Kern der Gemeinschaft vorgelegt.

Artikel 17. Die Verantwortung für die Verletzung der Ordnung

17.1. Die Verletzung der Bestimmungen der vorliegenden Ordnung zieht die Verantwortung gemäß der Disziplinarordnung nach sich.

17.2. Zu den Verletzungen des Dokumentenflusses gehören:

die nicht fristgerechte Erstellung oder Registrierung der Dokumente;
die Fälschung der Dokumente;
der Verlust der Dokumente;
die Verletzung der Regeln der Aufbewahrung der Dokumente;
die Verletzung der Fristen der Vorlage der Berichterstattung.

17.3. Die Schwere der Sanktionen hängt vom Ausmaß der Verletzung und ihren Folgen ab.

Kapitel V-а. Das Register des Wortes

Was es ist

Das Register des Wortes — eine öffentliche Erfassung der Versprechen der Mitglieder der Gemeinschaft und eine Chronik des Wortes der Gemeinschaft: jedes Hauptwort hat einen Eintrag. Die Annahme des Bundes, die Union (die Trauung), die Pause, die Umwandlung und die Auflösung der Union (die Scheidung), der Austritt aus der Gemeinschaft, die Wiederherstellung — alle leben nach einer einzigen Grammatik: das Wort wird laut vor dem Kreis genommen, lebt im Register, endet laut vor dem Kreis. Der Eintrag nach den Riten wird im Umfang des Kapitels der Riten geführt; die allgemeinen Regeln — hier. Die Grundlage — das zehnte Gebot: „Halte das Wort". Das den Menschen oder sich selbst gegebene Wort erhält einen Eintrag und ein Ende.

Wie es funktioniert

Das Versprechen wird ins Register eingetragen: wer, was, bis zu welcher Frist. Die Form ist einfach: eine Zeile.
Der Versprechende schließt den Eintrag selbst: die Vermerk „getan" und ein Satz — wie genau.
Das zur Frist nicht Erfüllte verschwindet nicht lautlos: der Versprechende verschiebt entweder die Frist mit Erklärung, oder schließt den Eintrag mit dem Geständnis „habe nicht gehalten". Der Eintrag bleibt: das Register ist kein Gericht, das Register — ein Gedächtnis.

Die Prinzipien

Der Eintrag der rituellen Worte — verpflichtend nach dem Ritus: der Bund, die Union, die Pause, der Austritt, die Wiederherstellung leben nach der Grammatik „laut — das Register — laut" (der Eintrag wird im Umfang des Kapitels der Riten geführt). Andere Versprechen werden freiwillig eingetragen: das vor der Gemeinschaft gegebene Wort pflegt man einzutragen — die Gemeinschaft hat es gehört.
Das Register ist der Gemeinschaft zugänglich. Es gibt keine geheimen Einträge: das geheime Wort — kein Wort.
Das Register wird nicht zum Vorwurf verwendet: nach den Einträgen beschämt man nicht. „Wir schämen nicht. Wir heilen".
Niemand ist verpflichtet zu erklären, warum er ein Wort von sich nicht eingetragen hat: das Register — ein Werkzeug der Ehrlichkeit, keine Falle.

Warum es funktioniert

Der Mensch, der weiß, dass sein Wort ein Eintrag wird, gibt sein Wort seltener, hält es aber öfter. Die Gemeinschaft, die das Vollbrachte sieht, vertraut mehr als allen Erklärungen. Der Eintrag des Wortes sagt über die Gemeinschaft mehr als jedes Wort über sie.

Kapitel V-б. Der Jahresbericht

Was es ist

Einmal im Jahr veröffentlicht die Gemeinschaft einen offenen Bericht: was getan ist, wem geholfen wurde, was keine Zeit hatte. Der Jahresbericht — kein Buchhaltungsdokument, sondern ein erfülltes Versprechen der Transparenz.

Die Zusammensetzung des Berichts

Die Taten. Was die Gemeinschaft im Jahr getan hat: die Hilfe, die Erkenntnisse, das Schaffen — in einfachen Zahlen und Worten.
Die Wunden. Was nicht gelungen ist, wem man nicht zu helfen die Zeit hatte, wer beleidigt gegangen ist. Das Ungeheilte wird Ungeheiltes genannt — nach demselben Maß der Ehrlichkeit wie bei den Begräbnisfeierlichkeiten.
Das Geld. Wie viel gesammelt ist, wofür ausgegeben, von wem entschieden. Jeder Betrag — überprüfbar.
Das Register des Wortes der Gemeinschaft. Wie viele Worte eingetragen sind, wie viele erfüllt, wie viele als nicht gehalten anerkannt.
Der Plan des Jahres. Was die Gemeinschaft im nächsten Jahr tun will.

Die Prinzipien

Der Bericht wird von denen unterzeichnet, die für die Taten antworten: Namen, nicht „die Verwaltung".
Der Bericht ist allen offen, nicht nur den Mitgliedern: er liegt im freien Zugang.
Der Bericht enthält keine fremden Geheimnisse: die persönlichen Geschichten kommen nur mit dem Einverständnis des Erzählenden hinein.
Der Bericht beschönigt nicht: „wir haben weniger geheilt, als wir wollten" — eine normale Zeile des Berichts.

Kapitel V-в. Die persönlichen Tagebücher

Die persönlichen Aufzeichnungen über die Praxis (die Tagebücher der Gedanken und Taten) — das Eigentum des Schreibenden. Die Gemeinschaft sammelt, bewahrt und fordert keine Tagebücher: die Überwachung ist verboten als Anspruch auf Allwissenheit.

Die Aufzeichnungen werden nur nach dem Wunsch des Schreibenden offenbart: einen Abschnitt dem Tisch zeigen, beim Abend der Einheit vorlesen, dem Sprecher für das Wort über das Leben geben — das alles sind Entscheidungen des Autors, und jede kann zurückgenommen werden.

Die Bitte, das Tagebuch zu zeigen, gibt niemandem das Recht auf Druck: „nein" wird ohne Erklärungen angenommen.

Kapitel VI. Schlussbestimmungen

Artikel 18. Die Ordnung der Änderung der Ordnung

18.1. Änderungen der vorliegenden Ordnung werden vom Kern der Gemeinschaft mit einer Mehrheit von zwei Dritteln der Stimmen vorgenommen.

18.2. Änderungsvorschläge können alle Mitglieder des Kerns der Gemeinschaft einbringen.

18.3. Die Änderungen dürfen dem Kanon und dem Bund nicht widersprechen.

Artikel 19. Das Inkrafttreten

19.1. Die vorliegende Ordnung tritt mit dem Moment ihrer Genehmigung durch den Kern der Gemeinschaft in Kraft.

19.2. Alle vorherigen Dokumente, die den Dokumentenfluss und die Berichterstattung in der Kirche regeln, verlieren ihre Kraft.

Schluss

Die vorliegende Ordnung über die Berichterstattung und den Dokumentenfluss der Kirche der Einheit beruht auf den Prinzipien der Ehrlichkeit, der Transparenz und der Verantwortung. Sie sichert die systematische Führung der Dokumentation und der Berichterstattung, was zur wirksamen Verwaltung und zur Erfüllung der Mission der Kirche beiträgt — des Weges zum Einen durch Schöpfung und Dienst.