Положение об отчётности и документообороте Церкви Единения

Глава I. Общие положения

Статья 1. Цели и задачи

1.1. Настоящее Положение определяет порядок ведения документооборота и отчётности в Церкви Единения.

1.2. Документооборот и отчётность строятся на принципах:

• честности и прозрачности;
• ответственности за достоверность информации;
• доступности информации для членов общины;
• системности и упорядоченности;
• соблюдения барьера Данбара (около 150 человек) для эффективного управления.

1.3. Настоящее Положение основано на Каноне (Глава 8. Об Обществе) и Завете (Глава 11. О материальных ресурсах).

Глава II. Виды документов

Статья 2. Классификация документов

2.1. Документы Церкви Единения подразделяются на:

• организационно-правовые;
• кадровые;
• финансовые;
• протокольные;
• информационно-справочные;
• архивные.

2.2. Каждый вид документа имеет свои правила оформления, хранения и использования.

Статья 3. Организационно-правовые документы

3.1. Организационно-правовые документы определяют структуру, цели и правила деятельности Церкви:

• Устав церкви;
• Положения о структурных подразделениях;
• Регламенты;
• Инструкции;
• Иные документы, регулирующие деятельность Церкви.

3.2. Организационно-правовые документы утверждаются ядром общины или Советом Представителей.

3.3. Изменения в организационно-правовые документы вносятся ядром общины большинством в две трети голосов.

Статья 4. Кадровые документы

4.1. Кадровые документы регулируют отношения с членами общины и наёмными работниками:

• реестр членов общины;
• реестр служителей;
• трудовые договоры;
• соглашения со служителями;
• приказы о назначении и отзыве;
• иные кадровые документы.

4.2. Кадровые документы ведёт Пишущий.

4.3. Кадровые документы хранятся в течение установленного срока.

Статья 5. Финансовые документы

5.1. Финансовые документы отражают движение денежных средств и имущества:

• учётные записи доходов и расходов;
• финансовая отчётность;
• бюджет;
• реестр имущества;
• иные финансовые документы.

5.2. Финансовые документы ведёт Пишущий.

5.3. Финансовые документы хранятся не менее 5 лет.

Статья 6. Протокольные документы

6.1. Протокольные документы фиксируют решения и обсуждения:

• протоколы собраний общины;
• протоколы заседаний ядра общины;
• протоколы заседаний Совета Представителей;
• иные протокольные документы.

6.2. Протоколы собраний ведёт Пишущий; если Пишущий сам проводит собрание, протокол ведёт назначенный общиной член ядра.

6.3. Протоколы должны содержать:

• дату и место проведения;
• список участников;
• повестку дня;
• краткое содержание обсуждений;
• принятые решения;
• результаты голосования.

6.4. Протоколы утверждаются ядром общины.

Статья 7. Информационно-справочные документы

7.1. Информационно-справочные документы содержат информацию о деятельности Церкви:

• отчёты о деятельности;
• информационные письма;
• объявления;
• иные информационно-справочные документы.

7.2. Информационно-справочные документы могут быть:

• внутренними (для членов общины);
• внешними (для широкой публики).

7.3. Информационно-справочные документы должны быть чёткими, понятными и достоверными.

Глава III. Порядок документооборота

Статья 8. Создание документов

8.1. Документы создаются по мере необходимости для выполнения задач Церкви.

8.2. Документ должен содержать:

• наименование документа;
• дату создания;
• автора документа;
• содержание документа;
• подпись (если требуется).

8.3. Документы создаются на русском языке или на языке, принятом в общине.

Статья 9. Согласование документов

9.1. Документы, требующие согласования, должны быть:

• рассмотрены ответственными лицами;
• обсуждены на собрании (если требуется);
• утверждены ядром общины.

9.2. Порядок согласования определяется видом документа.

9.3. Согласованные документы подписываются ответственными лицами.

Статья 10. Регистрация документов

10.1. Все документы Церкви подлежат регистрации.

10.2. Регистрация включает:

• присвоение регистрационного номера;
• запись в журнал регистрации;
• указание даты регистрации;
• указание автора документа.

10.3. Регистрацию ведёт Пишущий.

10.4. Журналы регистрации хранятся в течение установленного срока.

Статья 11. Хранение документов

11.1. Документы хранятся в бумажном и электронном виде.

11.2. Бумажные документы хранятся в безопасном месте, защищённом от повреждения и несанкционированного доступа.

11.3. Электронные документы хранятся на защищённых носителях с резервным копированием.

11.4. Сроки хранения документов:

• организационно-правовые - постоянно;
• кадровые - 50 лет;
• финансовые - 5 лет;
• протокольные - постоянно;
• информационно-справочные - 3 года.

11.5. По истечении срока хранения документы уничтожаются с соблюдением требований конфиденциальности.

Глава IV. Отчётность

Статья 12. Виды отчётности

12.1. Отчётность Церкви подразделяется на:

• внутреннюю (для членов общины);
• внешнюю (для государственных органов и широкой публики).

12.2. Внутренняя отчётность включает:

• финансовую отчётность;
• отчёт о деятельности;
• отчёт о выполнении решений;
• иные отчёты, требуемые ядром общины.

12.3. Внешняя отчётность включает:

• отчёты государственным органам (если требуется законодательством);
• публичные отчёты о деятельности;
• иные отчёты, требуемые внешними сторонами.

Статья 13. Финансовая отчётность

13.1. Финансовая отчётность включает:

• отчёт о доходах и расходах;
• отчёт о движении денежных средств;
• баланс активов и обязательств;
• объяснительную записку по существенным операциям.

13.2. Финансовая отчётность предоставляется:

• ядру общины - ежемесячно;
• Совету Представителей - ежеквартально;
• государственным органам - по требованию законодательства.

13.3. Финансовая отчётность должна быть понятной и доступной для всех членов ядра общины.

Статья 14. Отчёт о деятельности

14.1. Отчёт о деятельности включает:

• описание выполненных мероприятий;
• статистику по участникам;
• достигнутые результаты;
• планы на следующий период.

14.2. Отчёт о деятельности предоставляется:

• ядру общины - ежемесячно;
• Совету Представителей - ежеквартально;
• широкой публике - ежегодно.

14.3. Отчёт о деятельности должен быть честным и прозрачным.

Статья 15. Прозрачность отчётности

15.1. Внутренняя отчётность доступна для ознакомления всем членам ядра общины.

15.2. Любой член ядра общины имеет право задать вопросы по отчётности.

15.3. Внешняя отчётность публикуется на официальном сайте Церкви (если есть) или иным доступным способом.

15.4. Отчётность не должна содержать конфиденциальной информации о членах общины без их согласия.

Глава V. Контроль и ответственность

Статья 16. Контроль за документооборотом

16.1. Контроль за документооборотом осуществляет Пишущий.

16.2. Ядро общины назначает ревизионную комиссию для проверки документооборота.

16.3. Ревизионная комиссия проводит проверку не реже одного раза в год.

16.4. Результаты проверки предоставляются ядру общины.

Статья 17. Ответственность за нарушение Положения

17.1. Нарушение положений настоящего Положения влечёт ответственность согласно Дисциплинарному кодексу.

17.2. Нарушения документооборота включают:

• несвоевременное создание или регистрацию документов;
• фальсификацию документов;
• утрату документов;
• нарушение правил хранения документов;
• нарушение сроков предоставления отчётности.

17.3. Тяжесть санкций зависит от масштаба нарушения и его последствий.

Глава V-а. Реестр слова

Что это

Реестр слова — публичный учёт обещаний членов общины и хроника слова общины: каждое главное слово имеет запись. Принятие Завета, союз (бракосочетание), пауза, преобразование и сложение союза (развод), выход из общины, восстановление — все они живут по одной грамматике: слово берётся вслух перед кругом, живёт в Реестре, кончается вслух перед кругом. Запись по чиновам ведётся в объёме главы обрядов; общие правила — здесь. Основание — заповедь десятая: «Держи слово». Слово, данное людям или себе, получает запись и итог.

Как работает

1. Обещание записывается в реестр: кто, что, к какому сроку. Форма простая: одна строка.
2. Обещавший закрывает запись сам: пометка «сделано» и одно предложение — как именно.
3. Невыполненное к сроку не исчезает молча: обещавший либо переносит срок с объяснением, либо закрывает запись признанием «не сдержал». Запись остаётся: реестр не суд, реестр — память.

Принципы

• Запись чиновных слов — обязательна по чину: Завет, союз, пауза, выход, восстановление живут по грамматике «вслух — Реестр — вслух» (запись ведётся в объёме главы обрядов). Прочие обещания записываются добровольно: слово, данное при общине, принято записывать — община слышала.
• Реестр публичен для общины. Тайных записей нет: тайное слово — не слово.
• Реестр не используется для укора: по записям не стыдят. «Мы не стыдим. Мы лечим».
• Никто не обязан объяснять, почему не записал какое-то своё слово: реестр — инструмент честности, а не ловушка.

Почему это работает

Человек, который знает, что его слово станет записью, даёт слово реже, а держит — чаще. Община, которая видит исполненное, доверяет сильнее любых деклараций. Скриншот реестра говорит об общине больше, чем страница проповеди.

Глава V-б. Годовой отчёт

Что это

Раз в год община публикует открытый отчёт: что сделано, кому помогли, что не успело. Годовой отчёт — не бухгалтерский документ, а обещание прозрачности, выполненное на деле.

Состав отчёта

1. Дела. Что община сделала за год: помощь, знания, созидание — в простых числах и словах.
2. Раны. Что не получилось, кого не успели помочь, кто ушёл обиженным. Незаживлённое называется незаживлённым — по той же мере честности, что и на проводах.
3. Деньги. Сколько собрано, на что потрачено, кем решено. Каждая сумма — проверяемая.
4. Реестр слова общины. Сколько слов записано, сколько исполнено, сколько признано несдержанными.
5. План года. Что община намерена сделать в следующем году.

Принципы

• Отчёт подписывают те, кто отвечает за дела: имена, не «администрация».
• Отчёт открыт всем, не только членам: он лежит в открытом доступе.
• Отчёт не содержит чужих тайн: личные истории входят только с согласия рассказчика.
• Отчёт не приукрашивает: «заживили меньше, чем хотели» — нормальная строка отчёта.

Глава V-в. Личные дневники

Личные записи о практике (дневники мыслей и поступков) — собственность пишущего. Община не собирает, не хранит и не требует дневники: надзор запрещён как притязание на всеведение.

Записи раскрываются только по желанию пишущего: показать отрывок столу, зачитать на Вечере единения, отдать Говорящему для слова о жизни — всё это решения автора, и любое из них можно отменить.

Просьба показать дневник не даёт никому права на давление: «нет» принимается без объяснений.

Глава VI. Заключительные положения

Статья 18. Порядок изменения Положения

18.1. Изменения в настоящее Положение вносятся ядром общины большинством в две трети голосов.

18.2. Предложения об изменениях могут вносить любые члены ядра общины.

18.3. Изменения не должны противоречить Канону и Завету.

Статья 19. Вступление в силу

19.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения ядром общины.

19.2. Все предыдущие документы, регулирующие документооборот и отчётность в Церкви, утрачивают силу.

Заключение

Настоящее Положение об отчётности и документообороте Церкви Единения основано на принципах честности, прозрачности и ответственности. Оно обеспечивает систематическое ведение документации и отчётности, что способствует эффективному управлению и выполнению миссии Церкви - пути к Единому через созидание и служение.